陈一斌 2009年08月13日 星期四 19:57 | 1401次浏览 | 0条评论
原文出处:http://blogs.harvardbusiness.org/trapani/2009/06/organize-your-workspace-for-ma.html
yibie按:本文讲述了办公区如何能变得高效的技巧,里面一些观点值得我们学习探讨。有些词不知道怎么翻译,翻译得不好请大家见谅
工作一整天,你就像飞机师一样引导你的方向,你的工作区就是你的驾驶舱。如果你不能看到舱内的测量仪,导致不能去强有力地驾驶,你就麻烦了。幸运的是,一些简单的整理方法能让你的桌子、小隔间、办公室变得更便利,从而使你达到更高效的生产力。
清空工作区的表面。 你的手和你的脑袋需要一定的空间去做它们最擅长的事,所以你需要清理杂物。那些不可抑止出现 的各种各样的日常工作、堆放在角落的放满杂物的箱子、上一年的会议留下来的tchotchkes(这个词不会,查阅了字典,找不到,望高手解惑)要怎么 办?它们都要清理掉。“眼不见心不烦”是这里的直接的原则。将那些你考虑过的,但并不需要每天都用到的东西拿开(最好是扔掉)。把那些你确确实实需要用到 的东西——所有的——放在一个明显的地方,而且保证它们能一直在呆在这个地方。这是为了以防万一你将一个需要用到的东西,未经考虑的放去其它地方。
将那些经常要用到的东西放在手边。 将你的办公用具和最近的日常工作划分开来,归入两个分类:哪些是需要触手可及 的,而哪些不需要。现在,你坐在你的桌子前,想一下每一个你可以伸手触碰到的东西。哪些是你一个星期内都很少用到的?将之从你的眼前拿开(建议:如果很 脏,那就根本就不需要放在那儿)。哪些你经常用到但最近用得较少的?将它放在你前面的地方。举个例子,如果你很少用到打孔器,将它收进办公用具的抽屉里。 如果你经常记录一些东西,一个新的笔记本和一个未开封的笔应该放在你的鼠标旁边。
设置一个登陆区。 每天你都带着同样的东西进入工作区——一只手机、公文包和/或者手提包、邮件、钥匙、零钱。创 设一个“登陆区”,好让你每次进出的时候少带一点东西(也许会有一个手机充电去和储钱罐)。如果每天接踵而来的日常工作或邮件通过特别的方式到达你的桌面 或椅子上,使用一个收件夹来“捕获”它。明确和重复使用一个收件夹和文件,或者用其他方式来处理每天放在里面的每一件事。
将有关联的东西放在一起。 减少每天花在寻找按任务来分组的工具的时间。让邮票呆在信封的旁边、笔呆在笔记本旁边、新文件夹呆在文件柜旁边、墨水呆在打印机旁边、碎纸机呆在垃圾桶旁边,如此类推。这是世界上对整理工作而言,最平淡无奇的建议——直到你需要邮寄一封信却找不到邮票的时候。
让你自己舒服。 你花了大部分的时间呆在你的工作区里面,所以下列东西是值得投资的:一张舒适的具有合适高度的桌 子和椅子、一副让你手以及手腕轻松的鼠标和键盘、抑或一个(或两个)能让你在长时间在电脑面前工作感到舒服的宽屏显示器。小心那些花里胡俏的宣称比其他更 符合人体工程学的办公用品;你的评判标准是你的身体。
注意你的工作方式,并按照需要进行调整。 在你重新整理工作区之初,留意可以使你的工作区更具效率的、例行出现的 任务。如果你经常需要空间去处理日常工作,要一个放键盘的抽屉或者L字形的办公桌,好让你有足够的空间。如果你随身带有笔记本电脑,带上额外的能快速充电 放电的充电线或充电池。如果你说你的日常工作就是你唯一的工作类型,帮你自己买一个 monitor-mounted document clip(这个东西怎么称呼?)。一个右撇子的大学学院院长告诉我,她训练自己使用左手来操纵鼠标,这样她就能在同一时间用右手来写东西。想创造一些最让 工作区变得有效的(但不明显)小技巧,就要让技巧构建在你工作的方式以及工作的需要上。
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